10 PASOS FUNDAMENTALES EN LA UTILIZACION DE MICROSOFT WORD

1. Introducción

Vamos a iniciar en este tema el estudio de uno de los programas del mercado más utilizado: Microsoft Word.

Microsoft Word esta enmarcado en el grupo de programas denominados procesadores de textos, o sea, aplicaciones que facilitan la creación y manipulación de documentos con gran rapidez.
Microsoft Word es un programa tremendamente sofisticado y completo, pero a la vez fácil de usar e intuitivo para todos aquellos que están acostumbrados a trabajar en el entorno gráfico de Microsoft Windows, con él podremos crear textos, almacenarlos para su posterior tratamiento, imprimirlos, corregirlos usando el corrector ortográfico incorporado, etc., y todo ello de una manera rápida y transparente.

Microsoft Word también puede mezclar en un documento textos, fórmulas matemáticas, imágenes, gráficos, tablas, hojas de cálculo, etc., y mostrar en pantalla una imagen exacta de cómo va a quedar impreso dicho documento. Esto es lo que se llama una aplicación WYSIWYG (What You See Is What You Get) tal como lo ve es como lo obtendrá. Las aplicaciones WYSIWYG son muy fáciles de aprender y de utilizar. Debido a que los efectos de cada comando o acción pueden ser inmediatamente observados en la pantalla, los errores se detectan de inmediato y de ordinario se pueden eliminar con una simple acción.
Es también muy fácil realizar pruebas hasta conseguir el efecto deseado en el documento que se está preparando.

Microsoft Word para Windows de Microsoft es el procesador de textos más difundido tanto en el mundo de los PCs como en el de Macintosh.

2. Como acceder a Word, Primera Pantalla, Barras
Cómo acceder a Microsoft Word
El acceso al software dependerá de cómo se haya efectuado la instalación del producto, esto es desde el paquete Microsoft Office o desde un instalador de Microsoft Word, también dependerá de la versión del software instalado. Esto es, podrá Ud. tener un acceso directo en su escritorio, o deberá acceder a través de la Secuencia Inicio, Programas y Microsoft Word, tal como observamos en la figura siguiente:

La pantalla o Ventana de Microsoft WordUna vez invocado el programa, observará una pantalla similar a la siguiente, la cual es nuestro primer contacto con Microsoft Word.

Observamos la misma para familiarizarnos con ella e ir conociendo sus diferentes áreas o sectores.

Comenzando por la parte superior de la pantalla encontramos:
Barra de Menús:

Al hacer clic sobre cada palabra de esta barra, se despliega un menú desde el cuál podemos seleccionar una serie de comandos.

Observamos Archivo,, Edición,, Ver , etc. Puede notarse que en cada opción de menú existe alguna de las letras subrayadas, lo que indica que podremos acceder a dicha opción a través de la selección con el puntero del ratón (mouse) y haciendo clic con el botón izquierdo. O por la combinación de la presión de la tecla Alt y la letra subrayada al mismo tiempo. A esta indicación la denotaremos en adelante como Alt+A en el ejemplo de la opción de menú Archivo .
Vamos a probarlo: Haga clic sobre la palabra Archivo y observe el menú de comandos desplegado.

Desplace el puntero del ratón por este menú, sin hacer clic, y observe como los distintos comandos se resaltan en vídeo inverso. Esto generalmente es letras blancas sobre fondo oscuro.
Haga clic de nuevo sobre la palabra Archivo para cerrarlo o clic sobre el Area de Edición de Texto.

A partir de ahora llamaremos a cada palabra de esta barra menú, así hablaremos del menú Archivo o del menú Herramientas…

En Microsoft Word, como en otras aplicaciones que se ejecutan sobre Microsoft Windows, se utilizan las llamadas barras de herramientas, en algunos casos Cajas de Herramientas, para una mayor rapidez a la hora de seleccionar comandos, hay muchas de estas barras disponibles, nosotros las iremos conociendo poco a poco.

Si pasamos el puntero del ratón por los botones de una barra se nos mostrará una etiqueta describiendo su función.

3. Barras de Herramientas

La primera barra de herramientas es la barra Estándar:
Se encuentra justo debajo de la Barra de Menús. Desde aquí podremos acceder a comandos como Nuevo, Abrir, Guardar…

Cada uno de los iconos, trata de describir visualmente la actividad que se desarrollará, preste atención a los mismos ya que muchos de ellos se repiten en la mayoría de las utilidades del paquete Office y en otros software de gestión o aplicación que se ejecute sobre los entornos gráficos de Microsoft Windows u otros entornos similares, tales como los presentados por Unix, Linux, OS etc.

Barra de herramientas de Formato

Esta debajo de la anterior y es una de las más usadas. Desde ella podremos acceder a comandos como Negrita, Cursiva, Subrayado…
Vamos a describir ahora los componentes de la ventana de documento:
Área de Texto : En esta zona es donde iremos escribiendo nuestro documento. Area blanca central.

La Regla :
La regla nos muestra los valores de los márgenes y las tabulaciones actuales y nos permite cambiarlos, además agrega los sangrados del documento.

Barras de Desplazamiento :
Nos permiten desplazar el documento tanto horizontal como verticalmente. La barra de desplazamiento horizontal se encuentra en la parte inferior y la vertical en la parte derecha de la ventana de documento.

Barra de Estado :
Se encuentra situada en la parte inferior y muestra información acerca del documento, concretamente y de izquierda a derecha: página actual · sección · página actual / total de páginas · distancia desde el extremo superior de la página al punto de inserción · número de línea · número de columna. Luego hay una zona a la derecha que muestra distintos indicadores, que pueden estar activados (color negro) o desactivados (atenuados).

Bueno, hasta aquí llega este primer contacto con Microsoft Word. Vamos a salir del programa, como no hemos escrito ningún texto no tenemos que grabar nada.

4. Primer Texto en Word

Ahora vamos a empezar a escribir nuestro primer TextoIngrese a Microsoft Word de igual forma que lo visto con anterioridad. Notará que el cursor del puntero de ratón se ubica en el Area de Texto cual un segmento vertical a la espera del ingreso de datos.
Comencemos entonces…

Escriba el siguiente texto con las indicaciones que se indican: (El texto a escribir es el que se observa en cursiva, mientras que las órdenes están en negrita).

Sistemas OperativosPulse la tecla Intro

Los Sistemas Operativos pueden identificarse de diferentes formas, acorde a la cantidad de usuarios que pueden conectarse al mismo o por la cantidad de procesos que puede ejecutar, en virtud de ello se los denota como Monoususario o Multiusuario y como Monotarea y Multitarea.

Pulse la tecla Intro

Muchas Tecnologías y funcionalidades nuevas, junto con la correspondiente adaptación del hardware a estas tecnologías, están dando paso al ordenador del próximo milenio.
Pulse la tecla Intro

Al finalizar de escribir el texto, el cursor se encontrará al final del texto. Ahora comenzaremos a movernos por el mismo.

Moviéndonos por el TextoEn este apartado vamos a aprender a desplazarnos por el texto, para ello utilizaremos:

· Las teclas Inicio y Fin, para llevar el cursor al principio o al final de la frase.
· Las teclas de flechas o desplazamiento, para movernos por el texto.
· Las teclas Control+Inicio, para ir al principio del documento.
· Las teclas Control+Fin, para ir al final del documento.

Recuerde que la identificación de teclas con un signo + (Por ejemplo Control+Fin) indica que las teclas deben pulsarse al mismo tiempo. Antes de comenzar, identifique de forma precisa en el teclado las teclas de desplazamiento.

Para ir al inicio de la frase donde se encuentra el cursor: Pulse la tecla Inicio. Note que el cursor se desplaza al comienzo del renglón, hacia la izquierda.

Para ir al final de la frase o renglón donde se encuentra el cursor: Pulse la tecla Fin.
Podemos movernos libremente por el documento con las teclas de flechas:

Pulse 8 veces la Flecha Izquierda.
Pulse 4 veces la Flecha Arriba.
Pulse 5 veces la Flecha Derecha.
Pulse 2 veces la Flecha Abajo.

Recuerde que todas estas acciones pueden hacerse directamente con el ratón desplazando el puntero hasta la ubicación deseada.

Borrado de TextoPara borrar uno o varios caracteres haremos uso de dos teclas básicas:

· La tecla Supr (Del) borra el carácter situado a la derecha del cursor.

· La tecla Retroceso borra el carácter situado a la izquierda del cursor.

Ahora vamos a ver como borrar una palabra completa sin necesidad de hacerlo carácter a carácter, para ello usaremos una nueva combinación de teclas:

Control+Supr Elimina completamente la palabra situada a la derecha del cursor.
Control+Retroceso Elimina completamente la palabra situada a la izquierda del cursor.

Vamos a probarlo borrando la última palabra del texto:

Sitúe el cursor en le ‘m’ de la palabra ‘milenio’, usando las teclas de flechas. Pulse Control+Supr
La palabra ha desaparecido completamente. Aprovechando esto vamos a ver como Microsoft Word puede recuperar palabras que hayamos borrado accidentalmente.

Haga clic en el menú Edición , haga clic en Deshacer Escritura, La palabra aparece nuevamente. Observe que la opción de menú que acaba de utilizar está precedida por un ícono. Identifique al mismo en alguna de las barras de herramientas. ¿En cuál se encuentra?.

Observará que también presenta la combinación de teclas que efectuará la misma acción sin necesidad de entrar al menú. Borre nuevamente la palabra y deshaga la acción presionando Ctrl+Z. (En estos casos la Z puede ser mayúscula o minúscula). Recuerde que como el texto se introduce a partir de la posición del punto de inserción si olvidamos escribir algo simplemente se ubica el cursor en la posición adecuada y se ingresa el agregado. De la misma forma si se desea eliminar texto. Otra forma de borrar es a partir del uso del mouse, para ello deberá “pintar” o seleccionar la palabra a eliminar. La selección se logra de la siguiente manera:

Forma 1: Posicione el cursor sobre la palabra y realice un doble clic. Luego presione la tecla Supr o Retroceso. Se logrará el mismo efecto.

Forma 2: Sólo cambia la técnica de selección. Posicione el cursor al comienzo o final de la palabra a eliminar o borrar y luego con el botón izquierdo del mouse oprimido desplácelo hacia izquierda o derecha cubriendo la palabra. Luego presione la tecla Supr o Retroceso.

Algunos conceptos que debemos Conocer Microsoft Word es capaz de reconocer distintos elementos en el texto como los siguientes:Caracteres: el mínimo elemento dentro de un texto. Es todo símbolo ya sea letra, número, signo, etc.

Palabras: Microsoft Word reconoce las palabras como combinaciones de letras y números separadas entre si por espacios, tabulaciones o símbolos de puntuación o matemáticos.

Párrafos: un párrafo es toda combinación de caracteres que se encuentra entre dos pulsaciones de la tecla ENTER. Siempre que se pulsa ENTER se crea un párrafo nuevo que esta vacío, es decir una línea en blanco. Al pulsar ENTER Microsoft Word inserta un símbolo llamado Salto de Párrafo y que normalmente es invisible (se puede hacer visible con el comando Herramientas - Opciones , activado la opción Marca de párrafo en la ficha Ver o haciendo clic sobre el icono correspondiente en la Barra de Herramientas Estándar).

Secciones: una sección es toda porción de un documento que tiene el mismo diseño para las páginas. En forma predeterminada todo documento nuevo tiene una sola sección y para crear nuevas se deben insertar saltos de sección. Más adelante en el curso se vuelve sobre este concepto.

Debemos tener suficientemente claros estos conceptos en virtud que los utilizaremos permanentemente.

5. Grabando documentos

Vamos a terminar este tema, pero antes deberemos guardar el texto para no perderlo: Haga clic en el menú Archivo , haga clic en Guardar como… Se nos presenta una ventana en pantalla en donde distinguimos las siguientes zonas:

Describiremos ahora el significado de lo que estamos observando:

Guardar en: Aquí indicamos la carpeta en donde quedará archivado el documento, por defecto aparece la carpeta Mis Documentos, pero podemos elegir cualquier otra. En este curso guardaremos todas las prácticas y ejercicios en dicha carpeta, por lo que no habrá que cambiar nada.

Nombre de archivo: Aquí indicamos el nombre con el que se grabará el documento, al que acabamos de escribir lo llamaremos “Ejercicio Nro 1″

Guardar como tipo: Aquí indicamos el formato con el que se grabará el documento, por defecto aparece Documento de Microsoft Word (*.doc), que es le formato de Microsoft Word, pero podemos elegir otros. En este caso y mientras no se diga lo contrario no lo cambiaremos, continuemos.

Escriba Ejercicio Nro 1 en la casilla Nombre de archivo: Haga clic en el botón Guardar, el texto ha quedado archivado en el disco para un uso futuro. Tenga en cuenta que:

SI NO GRABA EL DOCUMENTO LUEGO NO LO PODRÁ RECUPERAR

Salgamos de Microsoft Word: Haga clic en el menú Archivo Haga clic en Salir.
Acabamos de grabar nuestro primer archivo y documento.

Observación: Siempre que abra Microsoft Word le generará un documento en blanco.
Siempre que tenga un documento abierto, si intenta salir del programa se le preguntará que desea hacer con las modificaciones a dicho documento:

Recuperar un DocumentoEntre en Microsoft Word de la forma que usted ya sabe. Ahora vamos a ver como podemos recuperarlo:

Haga clic en el menú Archivo , haga clic en la opción Abrir.

Otra forma de acceder es a través de la combinación de teclas Control+A o por el icono de Abrir, segundo en la barra de Herramientas Estándar. En pantalla vemos un recuadro que nos parecerá familiar, ya que es prácticamente idéntico al de la opción Guardar. El nombre del archivo a recuperar lo teclearemos en el recuadro etiquetado como Nombre de Archivo:, aunque también podemos seleccionarlo con el ratón.

Como recordará la carpeta donde guardamos nuestro primer documento es Mis Documentos, que también es la carpeta que aparece por defecto en Abrir. En el recuadro del centro aparece un lista con los documentos que hemos grabado en esa carpeta, por lo que solo tendremos que seleccionar el nuestro.

Haga clic en el botón Abrir. En pantalla aparecerá el documento tal como lo grabamos.

6. Menu Archivo

Revisemos el menú Archivo : Toda aplicación Windows dispone de un menú Archivo el cual contiene las opciones para manipular archivos. Recuerde que la diferencia con otras aplicaciones podrá encontrarla sólo en la inclusión de otras opciones propias de la aplicación.

Crear un documento NuevoArchivo - Nuevo… crea un documento nuevo en blanco y lo coloca en una nueva ventana de documento que abre para tal fin. Microsoft Word es capaz de tener abierto más de un archivo al mismo tiempo y la cantidad sólo depende de la capacidad de memoria que tenga instalada la computadora. En el cuadro de diálogo Archivo - Nuevo… se opta por crear un documento o una plantilla. Una plantilla es el esqueleto de un documento en la cual se guarda información que se desea usar como predeterminada. Por ejemplo una nota que siempre tiene la misma forma, puede escribirse lo que siempre se repite, definir márgenes, etc. y almacenarla como una plantilla. Los documentos basados en una misma plantilla tendrán la misma forma general. Para abrir un documento basado en la plantilla normal simplemente escogemos Archivo - Nuevo… y hacemos clic en el botón Aceptar del cuadro de diálogo.

También se puede usar en la barra de herramientas Estándar, ubique el icono (Nuevo) y ejecute un clic sobre él. Le abrirá un nuevo documento.

La lista del menú Archivo muestra en su parte inferior la lista de los últimos cuatro archivos que se han abierto (cuatro en forma predeterminada, se puede cambiar la cantidad con el comando Herramientas - Opciones ficha General ). Se puede abrir uno de estos archivos haciendo clic en su nombre sin necesidad de usar el comando Archivo - Abrir .

Cuando se abre un archivo el mismo se ubica en una nueva ventana. Si ya había archivos abiertos los mismos permanecen sin modificaciones. De esta forma cada archivo abierto se encontrará en un ventana de documento distinta.

Ventanas de DocumentoDe todas las ventanas de documento abiertas sólo una será la ventana actual en un determinado momento. Cuando la ventana de documento activa se encuentra maximizada las demás no se verán.

Si se desea cambiar la ventana activa se dispone de varias alternativas: Usar la combinación de teclas CTRL+F6, cambia secuencialmente entre las diferentes ventanas abiertas.

Restaurar el tamaño de la ventana actual y hacer clic sobre la ventana que interese.

Usar el menú Ventana y hacer clic sobre el nombre del documento que interese en la parte inferior de la lista del menú.

También se puede usar Ventana - Organizar todo: para ver al mismo tiempo todas las ventanas de los documentos abiertos al momento. Si hay muchos doc. abiertos cada ventana se verá muy pequeña.

Cerrar un ArchivoSe usa el comando Archivo - Cerrar para cerrar un documento, es decir eliminar el archivo que lo contiene de la memoria RAM de la computadora. Note que el archivo se descarga de la memoria pero el mismo permanece almacenado en el disco en que se encuentre (disco rígido, disquete, etc.). Cuando ya no se trabaja con un archivo conviene cerrar para liberar memoria de la computadora. El tener demasiados archivos abiertos hace que la máquina se comporte en forma lenta. Si se ha modificado el archivo, antes de cerrarlo le presentará el cuadro de la izquierda. En la figura vemos que podemos grabar o no los cambios realizados en el documento. Si pulsamos el botón Cancelar, volvemos nuevamente a la edición del texto. Recuerde que si responde No, estará negando que se graben las modificaciones por Ud. realizadas y luego que Cierre no podrá recuperarlas.

Para probar las acciones, en su documento, acceda a Archivo - Cerrar y luego cancele la operación.

Almacenar un archivo en DiscoAlmacenar un archivo es hacer el proceso inverso a abrirlo. Al almacenar estamos poniendo en un disco la copia del archivo que estuvimos modificando en la memoria de la computadora. Este proceso se realiza a través de uno de estos comandos: Archivo -Guardar o Archivo - Guardar como…

En los casos que en Guardar como Tipo: Este escrito Documento de Microsoft Word el documento se grabará con extensión DOC.
Archivo - Guardar: almacena el documento en disco usando el mismo nombre que el mismo tenía y ubicándolo en el mismo lugar en el que se encontraba (unidad de discos y directorio). El documento que se graba es el que está en la ventana actual. Microsoft Word no despliega ningún cuadro.

Archivo - Guardar como…: abre un cuadro de diálogo, figura página 5. En el mismo podemos elegir un nombre para el archivo y escoger la unidad de discos y el directorio en el cual se almacenará el mismo. Además es posible almacenar el archivo con el formato de otro tipo de procesador de textos. El documento que se graba es el que se encuentra en la ventana activa. Cuando un documento aún no se ha grabado por primera vez, aunque se elija el comando Archivo - Guardar se activa Archivo - Guardar como . Esto se debe a que Microsoft Word no sabe que nombre poner al archivo ni donde almacenarlo.

7. Edición de Texto

En la guía anterior se vio como insertar y corregir texto en un documento. A este texto se le debe dar forma para realzar su presentación, ej. poner caracteres en negritas o subrayados, centrar títulos, destacar textos reencuadrándolos, etc. Esta es la actividad más asiduamente utilizada cuando estamos trabajando con Microsoft Word. Todas estas tareas se realizan a través de comandos que se encuentran en el menú.

Formato . Además muchos de estos comandos y sus opciones tienen claves rápidas del teclado, botones en la barra de herramientas o se presentan cuando se activa el menú contextual.

Microsoft Word es una aplicación plenamente integrada en estos sistemas operativos. Una de estas características es el menú contextual, que se abre cuando se hace un clic con el botón derecho del ratón sobre un determinado elemento de la pantalla. Ya lo hemos visto con anterioridad. Los distintos comandos de Formato se pueden aplicar antes o después de escribir un texto. Si se elige el formato antes, al tipear el texto el mismo ingresará ya con “las formas” designadas.

Es importante tener presente que ámbito de aplicación tiene un determinado comando de Formato para que se aplique el mismo al elemento deseado y no a otro. Siempre antes de aplicar un formato debe tenerse presente donde está ubicado el punto de inserción, o si se debe señalar texto. De esta forma se puede distinguir entre comandos que se aplican a:

Caracteres: Formato - Fuente , Formato - Cambiar Mayúsculas y minúsculas… .

Formato - Fuente se puede usar antes o después de tipear o escribir el texto. Formato - Cambiar Mayúsculas y minúsculas… . se aplica solo a texto ya escrito. Si se desea cambiar el formato de caracteres que ya están tipeados, se debe señalar o marcar a los mismos.

Párrafos: para aplicar un comando que afecta a un párrafo no hace falta seleccionar todo el texto del mismo sino solamente ubicar el punto de inserción dentro del párrafo, esto significa que podrá ubicar el punto de inserción al principio, al final o en cualquiera de las palabras o caracteres que pertenecen al párrafo. En caso de desear modificar formatos de varios párrafos consecutivos de una sola vez, si es necesario, señalar todos los párrafos que se desee modificar. Cuando se termina de escribir un párrafo y se pulsa Intro para generar uno nuevo a partir de éste, el nuevo párrafo hereda todos los formatos de aquel que le dio origen. Es decir su forma es exactamente la misma. Entre los comandos que afectan a párrafos están: Formato - Párrafo , Formato -Tabulaciones , Formato - Bordes y Sombreados , Formato - Letra Capital , Formato - Numeración y viñetas . Cada párrafo termina en el símbolo de salto de párrafo, el cual normalmente no se ve (está oculto), para que se vea se usa el comando Herramientas - Opciones ficha Ver. En este símbolo de fin de párrafo se guardan todos los formatos del mismo por lo cual se debe tener cuidado de no borrarlo accidentalmente.

Sección : la definición de sección la veremos en la próxima guía. Comandos que afectan la sección: Formato - Columnas…

Todo el documento : comandos Formato - Estilo… , Formato - Numeración de títulos ,
Formato - Autoformato . Algunos de estos comandos también pueden modificar la plantilla que dio origen al documento. Repasando entonces, podemos aplicar formato a un Carácter, Párrafo, Sección o Todo el Documento.

En cada caso se puede iniciar el texto con el formato deseado o deberá seleccionarse a que deseamos cambiar el formato.

En la presente guía se abordan los primeros dos grupos es decir comandos que afectan a caracteres y a párrafos. En el menu Formato , cuando accedemos se nos despliegan las siguientes opciones que observamos a la izquierda:

Formato de caracteres

La orden más importante para cambiar la forma de caracteres es Formato - Fuente.. .Siempre se debe asociar la palabra fuente con caracteres en las distintas aplicaciones Windows. Fuente significa familia de caracteres. Al activar el comando se abre el cuadro de diálogo que se ve en la figura:

El mismo presenta tres fichas: Fuente, Espacio entre caracteres y Efectos de texto. Se puede activar el comando desde la barra de menú o activando el menú contextual, señalando o marcando el texto a modificar y haciendo sobre él clic derecho.

Opciones de la ficha Fuente :

Fuente: en esta lista se opta por el tipo de letras a aplicar. En la misma se ve el listado de fuentes disponibles.

Estilo de la fuente: en este cuadro se seleccionan efectos como negrita o cursiva (itálica) o la combinación de ambos.

Tamaño: tamaños disponibles para la fuente seleccionada. Los números representan la medida en una unidad llamada punto, 1 punto = 1/72 pulgadas o sea 1 punto = 0,34 milímetros. El tamaño habitual de las impresoras matriciales es 10 o 12 puntos. Un número mayor genera una letra más grande de lo habitual y uno más chico un tamaño menor. El tamaño del carácter es su altura, más grande significa más alto. El ancho se ajusta automáticamente en forma proporcional y depende de la fuente escogida.

Subrayado: se disponen de nueve tipos de subrayados: sencillo, solo palabras, doble , punteado, grueso, raya, punto raya, punto punto raya y onda.

Color: fija el color del texto. Para ver texto en color en pantalla es necesario un monitor en colores. Para imprimir en color es necesaria una impresora capaz de hacerlo.

Efectos: permite activar otros efectos al tipo de letra, por ej. índice o subíndice, etc.

El botón Predeterminar almacena las opciones escogidas en la plantilla de forma tal que cuando se comience un documento nuevo las mismas ya estén activas.

En lugar de recurrir al comando Formato - Fuente…

por ej. aplicar negritas (N), cursiva (K) y subrayado (S) o cambiar la fuente o su tamaño. También se dispone de combinaciones de teclas para aplicar formato de fuente, ej.: CTRL+N para negrita, CTRL+S para subrayado, CTRL+K para cursiva. Se puede obtener una lista completa de las claves rápidas en la ayuda del programa.

En definitiva podemos modificar el formato de caracteres de cuatro formas:

1) Accediendo al comando Formato - Fuente… desde la barra de menú.

2) Accediendo a Formato - Fuentes desde el menú contextual.

3) Usando botones de la barra de herramientas.

4) Aplicando claves rápidas desde el teclado.

Otro comando aplicable a caracteres es Formato - Cambiar mayúsculas y minúsculas. A diferencia de Formato Fuente… éste solo se puede aplicar a texto ya tipeado. En su cuadro de diálogo podemos escoger entre las opciones que muestra la figura, las cuales no requieren mayor explicación. El mismo efecto que logra el comando se logra usando la combinación de teclas SHIFT+F3.

Definir paradas de tabulación

Las paradas del tabulador se establecen usando Formato - Tabulaciones… . En el cuadro de diálogo se observan las siguientes opciones:

Posición: aquí se ingresa la posición la parada (en cm contados desde el margen izquierdo). Debajo en la lista aparecen las paradas definidas para el párrafo seleccionado.

Alineación: determina como se alinea el texto respecto de la parada.

Relleno: fija el carácter que se usará para rellenar el espacio vacío a la izquierda de la parada.
Tabulaciones predeterminadas: establece las paradas predeterminadas que usa Microsoft Word cuando no se definan las mismas con Formato - Tabulaciones .

Para definir paradas de tabulación se selecciona el párrafo al que se le aplicarán y se invoca al comando. En el cuadro de diálogo se escribe la medida en el cuadro Posición, se elige la alineación y el relleno y luego clic en el botón Fijar. Para definir varias paradas se repite esta operación, luego de fijar todas se hace clic en el botón Aceptar.

Para eliminar un parada se señala su posición en la lista y se hace clic en el botón Eliminar. Para eliminar todas las paradas se usa el botón Eliminar todas.

Se pueden definir paradas de tabulación haciendo clic con el mouse sobre la regla en el lugar escogido sin recurrir al comando. A la izquierda de la regla hay un botón que muestra la alineación de parada a usar, haciendo clic sobre el mismo se la cambia, luego clic sobre la regla y la parada queda definida. Se pueden arrastrar las paradas sobre la regla para cambiarlas de lugar. Moviendo una parada fuera de la hoja se la elimina.

8. Conceptos Teóricos

Sección de un documento

Una sección es la porción de un documento que mantiene los mismos parámetros de impresión en todas sus páginas, por ejemplo tipo de hoja, márgenes, numeración, número de columnas, etc. Cuando Microsoft Word comienza un documento nuevo el mismo contiene solamente una sola sección ya que todos los parámetros de impresión son los mismos. Si se desea que alguno de parámetros mencionados cambie a lo largo del documento será necesario insertar un salto de sección en el lugar que se quiere provocar el cambio. De esta forma se generan dos secciones a las cuales se les pueden asignar distintos formatos. El documento puede contener varias secciones de acuerdo a las necesidades.

En la línea de estado Microsoft Word informa en que sección está ubicado el punto de inserción. A cada una de las secciones así definidas luego se le determina el parámetro deseado. Algunos comandos insertan en forma automática el salto de sección. Aquellos comandos que modifican la sección insertando un salto en forma automática incluyen en su cuadro de diálogo una lista desplegable llamada Aplicar a: (con las opciones A todo el documento y De aquí en adelante, ver figura de cuadro de diálogo comando Archivo - Configurar página… ). Si se elige Todo el documento los cambios adoptados se aplicarán al mismo y no se inserta salto de sección, en cambio si se elige De aquí en adelante en la posición del punto de inserción se inserta un salto de sección quedando el documento dividido en dos secciones. A partir del salto se aplican las modificaciones y antes del mismo quedan los valores que estaban.

En presentación Normal se pueden ver los saltos de sección, no así en presentación Diseño de página si bien en esta última se pueden apreciar los efectos que el salto provoca.

Tipo de Hoja y MárgenesCon el comando Archivo - Configurar página… se determina el tipo de papel a usar, los márgenes, etc.

El mismo presenta un cuadro de diálogo con cuatro fichas como el que se ve en la figura. Como se mencionó, todas las fichas del cuadro disponen de una lista desplegable Aplicar a:. En la figura se puede observar las opciones disponibles. En todas las fichas hay un cuadro Vista previa con un pequeño dibujo mostrando como quedará el trabajo con las opciones elegidas.

También todas las fichas disponen de un botón Predeterminar… el cual transforma a los
valores escogidos en los preestablecidos.

En la ficha Márgenes se determinan los cuatro márgenes de la hoja a usar, cuanto espacio se dejará para la encuadernación y además las distancias desde el borde correspondiente a los rótulos (encabezado o pié de página). La opción Páginas paralelas se activa para diseñar trabajos a imprimirse en doble faz.

La ficha Tamaño del Papel tiene las opciones para elegir el tipo de papel a usar, se puede escoger entre tamaños comerciales preestablecidos, o señalar Tamaño personal al final de la lista y fijar el ancho y largo correspondiente. Además se puede optar por usar la hoja en forma vertical u horizontal.

En la ficha Fuente del Papel se establece de donde debe tomar el papel la impresora. Obviamente las opciones que aquí aparecen dependen de la impresora que se este usando.

Finalmente la ficha Diseño establece como comenzará una nueva sección (opciones: continua, en la misma página; página, inserta un salto de página con el salto de sección; página par y página impar se usan en impresiones a doble faz, par equivale a izquierda e impar a derecha). En las presentaciones Diseño de página y Vista preliminar se puede apreciar, de acuerdo al zoom, la zona de márgenes.

9. Impresiones

ImpresionesLas impresiones en Microsoft Word se realizan a través del comando Archivo - Imprimir… , el cual despliega el cuadro de diálogo de la figura.

En la lista desplegable Imprimir del mismo se determina si se imprimirá el documento activo o información relacionada con el mismo (planilla resumen, estilos, elementos de autotexto, etc. Estos temas se ven más adelante). En la presente guía solo se aborda la impresión de documentos. Se puede seleccionar imprimir Todo el documento, solo la Página actual (es la que contiene el punto de inserción), algunas Páginas: indicando los números como muestra el cuadro y también se dispone de la opción Selección con la cual se imprime texto que haya sido señalado antes de activar el comando.

En la lista desplegable Imprimir sólo: se opta por imprimir el intervalo elegido de acuerdo a lo comentado en el párrafo anterior o solamente las páginas pares o impares del mismo (impresiones a doble faz).

Cuando se imprimen varias copias de más de una página cada una se puede activar la opción Intercalar copias. De esta forma la impresión se hace por copias, es decir no comienza la segunda copia hasta que no se imprimen todas las páginas de la primera.

Se puede iniciar rápidamente una impresión usando el botón Imprimir situado sobre la barra de herramientas Estándar

Con el mismo la impresión se desarrolla de acuerdo a las opciones que se encuentren escogidas al momento en el comando Archivo - Imprimir .

El botón Impresora despliega el cuadro de diálogo con las impresoras instaladas en el sistema. Debe recordarse que Windows es el encargado de administrar todo el hardware instalado incluyendo obviamente a las impresoras, por lo tanto los cambios efectuado aquí afectarán a las demás aplicaciones Windows instaladas. La operatoria para cambiar la impresora o su configuración es la misma que trabajando en el Panel de Control de Windows. Para instalar una nueva impresora necesariamente se deberá recurrir al Panel de Control.

10. Control Ortográfico y Gramatical

El control ortográfico y de gramática de documentos se realiza con el comando Herramientas Ortografía y gramática… o F7, desde su cuadro de diálogo (figura).

Cuando se activa el comando Microsoft Word comienza el control a partir de la posición del punto de inserción hacia el final del documento. Si no comenzó desde el principio cuando llega al final pregunta si desea verificar desde el principio, en caso afirmativo controla desde el principio hasta la posición en la que se encontraba el punto de inserción al comenzar el chequeo. Si se selecciona texto antes de activar el comando el chequeo se hace solo en el texto marcado.

Microsoft Word incluye un archivo diccionario que consta de una lista bastante completa de palabras correctamente escritas. El chequeo consiste en comparar una a una las palabras del documento con las de la lista. Cuando una de las palabras del documento no está en la lista se ubica a la misma en el cuadro No se encontró. Que Microsoft Word no encuentre una palabra en el diccionario se debe a dos razones: que la misma esté mal escrita o que la misma este bien escrita pero no se encuentre en el diccionario.

Si la palabra esta bien escrita y no es de uso frecuente se puede ignorar la advertencia con el botón Ignorar o con el botón Ignorar todo (en este caso, si la palabra aparece nuevamente Microsoft Word no avisa y la ignora automáticamente). Si la palabra se usa con frecuencia se la puede agregar al diccionario pulsando el botón Agregar con lo cual la misma se incorpora al diccionario indicado en la lista el cuadro que se activa con el botón Opciones (por defecto el diccionario es el PERSONAL.DIC).

En el caso de una palabra mal escrita, se selecciona la sugerencia correcta (si la hay) en la lista Sugerencias y se pulsa el botón Cambiar o el Botón Cambiar todo (con esta opción la palabra se cambia por la sugerencia escogida en todas las apariciones en el documento). Si no hay sugerencias o entre las mismas no está la correcta se puede escribir la corrección en el cuadro Cambiar por y luego pulsar Cambiar o Cambiar Todo. Si el error detectado es muy frecuente se puede usar el botón Autocorrección para que la palabra mal escrita y su corrección (elegida entre las sugerencias o escrita en el cuadro Cambiar por) se incorporen en la lista del comando Herramientas - Autocorrección… para que Microsoft Word la corrija automáticamente en el momento en que se la vuelva a escribir de aquí en más.

Luego que la palabra indicada en el cuadro No se encontró se ignora, agrega o cambia Microsoft Word sigue comparando palabras con el diccionario y se repite el procedimiento cada vez que encuentra una que no este en este. En todo momento se puede dar marcha atrás usando el botón Deshacer para eliminar una a una las acciones realizadas.

El botón opciones permite el ingreso a la ficha Ortografía del comando Herramientas - Opciones… (es lo mismo que usar el comando). En la misma se pueden ajustar distintos parámetros que determinan la forma en la cual se realiza el control ortográfico. El cuadro de diálogo en análisis permite que el operador interaccione con el documento es decir que en cualquier momento se puede cambiar el punto de inserción de lugar usando el mouse sin necesidad de cerrar el cuadro de diálogo. Si se desea interrumpir el control ortográfico se dispone del Botón Cancelar.

EL corrector gramatical que se puede activar o desactivar desde el cuadro de corrección ortográfica en la opción Revisar gramática.